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PMO如何解決多項目資源沖突?

2019/7/31 16:41:06 |  286次閱讀 |  來源:網友轉載   【已有0條評論】發表評論

案例背景:

X開發公司是具有組織級的PMO,公司內只有一個實驗室做測試用。小明和小紅都是公司的PM。去年2月,小紅被任命為“A產品開發”的PM,項目優先度為3。同年3月小明被任命為“AAA產品開發”的PM,項目優先度為5。兩個項目都需要進行產品測試,因此在實驗室的使用時間上發生了沖突。

在項目密集型的企業內建立PMO很有必要,PMO不止可以對單個項目進程起到監控作用,還可對多項目之間的沖突進行有效協調。

1、沖突信息調查

PMO已經在組織內部建立了項目優先級制度,并且認為確立項目優先級的其中一個重要作用就是解決資源沖突。盡管小紅的項目優先級低于小明的項目,但在這種情況下,簡單的使用優先級規則并不適合,因為優先級破壞了實驗室“先到先得的規則”,而且為低優先度的項目增加了不確定性,挫傷了小紅團隊的整體積極性。

因此,PMO在決策之前進一步調查十分有必要。

經調查PMO得到以下有用信息:

1)根據公司項目管理流程規定,PM在簽訂合同前,應就項目進度、成本、風險做出合理評估,交給客戶的方案建議書必須得到PM的確認。小明在項目投標階段,應考慮到公司資源(實驗室)的可用狀況,應在給客戶承諾前考慮這一因素。因此,PMO認為造成資源沖突的原因是小明在項目投標階段的工作失誤。

2)合同簽訂后,小明仍然沒有確認公司可用資源的情況,而是直接假設資源可用,因此,PMO認為小明的項目計劃存在缺陷。

3)PMO考察了小紅負責的項目的現狀,發現實驗室使用時間無法壓縮,并且無法將測試時間提前。如果測試時間延后,則存在無法向小紅的客戶交代的問題。而且由于其他團隊的計劃失誤讓小紅團隊做出犧牲會有失公平,甚至會引發小紅團隊整體的消極對立情緒。

2、解決方案

PMO分析收集到的信息,邀請小明,小紅,實驗室負責人,以及公司內部相關利益者參加會議,尋求解決方案。經商討,PMO提出由小明的項目團隊從外部租賃實驗室,項目成本由小明的項目團隊承擔,過程中,公司實驗室負責人會對小明提供幫助。

3、對策分析

從案例中我們可以看出,項目間發生沖突的原因是由于資源匱乏,計劃不周,環境變化所造成的。如果引用簡單呆板的處理規則,會對團隊人員的積極性有很大的打擊,甚至有可能傷害到客戶關系。以下是一些PMO在處理項目沖突時的常用措施。

(1)為稀缺資源建立共享日歷,或共享管理系統。在所有項目成員中共享,避免不必要的沖突。

(2)建立資源分配先到先得的原則

(3)建立項目優先級規則:通常情況下服從于“先到先得”的原則,在“極其特殊的情況”下高優先度的項目可以占用其他已經預定的資源,其他部門必須配合。但所涉及的PM、項目發起人、PMO有責任對被沖突的項目造成的損失負責。而且此情況必須得到高層管理者的書面正式批復,PMO必須保證這種情況是極少數的。避免大量出現“特殊狀況”而導致公司項目管理制度混亂,效率下降。

4)鼓勵公司內部項目經理的溝通與交流:PMO應營造公司各PM間多溝通交流的公司環境,并鼓勵PM就資源沖突直接進行協商。但同時應在PM間無法達成一致時,由PMO提供必要支援,進行統一協調。PMO有責任在組織內部建立處理項目間沖突的規則和制度,同時PMO還有責任直接參與項目沖突的處理過程。

(5) 制定風險應對方案:PMO在設立時,應考慮到公司多項目而可能造成的稀缺資源,并提前尋找解決方案,如外包,租用設備等等。


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